CFDI y XML: cómo conservar tus facturas electrónicas correctamente
Los CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet) son la base de la contabilidad electrónica en México. Conservarlos correctamente es una obligación legal y una protección contra auditorías.
¿Por cuánto tiempo debo conservarlos?
El artículo 30 del CFF establece que la documentación contable, incluyendo los CFDI, debe conservarse durante 5 años a partir de la fecha en que se presentó o debió presentarse la declaración correspondiente.
En algunos casos especiales (pérdidas fiscales, inversiones con depreciación extendida), el plazo puede ser mayor.
¿Qué formato debo conservar?
El XML es el documento fiscal con validez legal — no el PDF. El PDF es solo una representación visual. Si hay una discrepancia, el XML prevalece.
Debes conservar:
Mejores prácticas para el almacenamiento
1. Backup en la nube: usa servicios como Google Drive, Dropbox o AWS S3 para tener una copia respaldada.
2. Organización por año/mes/tipo: crea carpetas organizadas para encontrar facturas rápidamente.
3. Verificación periódica: comprueba que los archivos estén legibles y no corrompidos.
4. Descarga desde el SAT: el portal del SAT permite descargar los XML de todos los CFDI emitidos y recibidos. Hazlo regularmente como respaldo adicional.
¿Qué pasa si no los tengo?
No poder acreditar una deducción por falta del CFDI puede resultar en que el SAT rechace ese gasto en una auditoría, con el consiguiente ISR e IVA adicional a pagar más recargos.